Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?
Not: Bu yazı genel bilgi amaçlıdır. Belge ve vergi uygulamaları için mali müşavirinize, ödeme ve akreditif koşulları için bankanıza danışın.
Yurt dışındaki bir alıcı fiyat teklifinizi beğendi ve şimdi bir proforma fatura istiyor. Bu belgeyle kendi bankasında akreditif açtıracak, ithalat izni alacak veya ön ödeme yapacak. Proforma faturadaki bir yanlış, örneğin eksik bir ürün tanımı, yanlış bir teslim şekli veya tutarsız bir tutar, akreditifin hatalı açılmasına ve sevkiyattan sonra belge uyuşmazlıklarına yol açabilir. Bu yüzden proforma fatura, basit bir fiyat listesi değil, sonraki tüm belgelerin dayanağı olarak özenle hazırlanmalıdır.
Proforma Fatura Nedir?
Proforma fatura, satıcının alıcıya satış gerçekleşmeden önce sunduğu, malın cinsini, miktarını, fiyatını ve satış koşullarını gösteren bir ön faturadır. Bir ödeme talebi veya vergi belgesi değildir; muhasebe kayıtlarına gelir olarak girmez ve KDV hesaplamasına dayanak oluşturmaz. Satış gerçekleştiğinde, malın teslimiyle birlikte asıl ticari fatura düzenlenir.
Proforma Fatura Nerelerde Kullanılır?
- Teklif ve sipariş onayı: alıcının koşulları görüp siparişi onaylaması için.
- Akreditif açılışı: alıcı, bankasında akreditif açtırırken proforma faturadaki bilgileri kullanır.
- Ön ödeme: peşin veya kısmi ön ödeme talebinde dayanak belge olarak.
- İthalat izinleri ve döviz işlemleri: bazı ülkelerde alıcının ithalat lisansı veya döviz transferi için proforma fatura istenir.
- Lojistik planlama: nakliyecinin ve gümrük müşavirinin sevkiyatı önceden planlaması için.
Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler
- Başlık ve numara: belgenin açıkça "Proforma Invoice" veya "Proforma Fatura" olarak adlandırılması, benzersiz bir numara ve düzenleme tarihi.
- Satıcı ve alıcı bilgileri: unvan, açık adres, vergi numarası ve iletişim bilgileri.
- Mal tanımı: ürün adı, model veya kod, teknik özellikler ve gerektiğinde gümrük tarife (GTİP/HS) kodu.
- Miktar ve birim: adet, ağırlık veya hacim gibi birimlerle net miktarlar.
- Birim fiyat ve toplam tutar: para birimiyle birlikte, varsa indirimler ayrıca gösterilerek.
- Teslim şekli: Incoterms kuralı ve adlandırılmış yer, örneğin "FCA Bursa Incoterms 2020".
- Ödeme koşulları: peşin, akreditif, vesaik mukabili veya vadeli ödeme gibi koşullar ve vadeler.
- Teslim süresi: sipariş veya ödeme tarihinden itibaren tahmini sevk süresi.
- Ambalaj ve ağırlık bilgileri: paket sayısı, brüt ve net ağırlık, gerekiyorsa hacim.
- Menşe ülke: malın üretildiği ülke.
- Geçerlilik süresi: fiyat ve koşulların geçerli olduğu son tarih.
- Banka bilgileri: ödemenin yapılacağı banka, IBAN ve SWIFT kodu.
Proforma Fatura ile Ticari Fatura Arasındaki Fark
- Zamanlama: proforma fatura satıştan önce, ticari fatura satış ve teslimle birlikte düzenlenir.
- Hukuki niteliği: proforma fatura bir teklif ve ön belge niteliğindedir; ticari fatura ise vergi ve muhasebe açısından geçerli asıl belgedir.
- Gümrük: ihracat beyannamesi ve gümrük işlemleri ticari faturaya dayanır.
- Değişiklik: proforma fatura, taraflar anlaştıkça revize edilebilir; ticari fatura ise kesinleşmiş satışı yansıtır.
Sık Yapılan Hatalar
- Belgenin proforma olduğunun açıkça belirtilmemesi
- Teslim şeklinin veya adlandırılmış yerin eksik ya da belirsiz yazılması
- Ürün tanımlarının sonraki ticari fatura ve akreditifle uyuşmaması
- Geçerlilik süresinin belirtilmemesi; kur ve hammadde fiyatları değiştiğinde fiyatın bağlayıcı kalması
- Revize edilen proformaların numaralandırılmaması ve eski versiyonların karışması
- Banka bilgilerinde hata yapılması
Proformadan Siparişe ve Sevkiyata
Proforma fatura, ihracat sürecinin ilk halkasıdır: onaylandığında siparişe, sevkiyatta ticari faturaya, çeki listesine ve gümrük beyannamesine dönüşür. Bu bilgilerin her adımda yeniden yazılması, belgeler arası tutarsızlıkların en büyük kaynağıdır. Teklif, proforma, sipariş ve sevkiyat belgelerini aynı kayıttan üreten bir sistem; ürün tanımlarının, tutarların ve teslim koşullarının tüm belgelerde birebir aynı kalmasını sağlar ve revizyonları izlenebilir tutar.
Revizyonları ve Akreditif Uyumunu Yönetmek
Proforma faturalar müzakere sürecinde sık sık revize edilir: miktar değişir, teslim şekli güncellenir, fiyat yeniden konuşulur. Her revizyona yeni bir versiyon numarası vermek ve alıcıya hangi versiyonun geçerli olduğunu açıkça bildirmek, eski bir proformaya göre akreditif açılması gibi sorunları önler.
Akreditifli satışlarda alıcının bankasına sunduğu proforma ile açılan akreditif mutlaka karşılaştırılmalıdır. Mal tanımı, miktar toleransı, tutar, teslim şekli, son yükleme tarihi ve istenen belgeler proformadaki koşullarla uyuşmuyorsa, akreditif ihracatçının karşılayamayacağı şartlar içerebilir. Bu durumda sevkiyattan önce akreditifte değişiklik istemek, sonradan rezervle uğraşmaktan çok daha kolaydır.
- Her proforma revizyonuna versiyon numarası verin
- Geçerli versiyonu alıcıya yazılı olarak teyit edin
- Açılan akreditifi proformayla madde madde karşılaştırın
- Uyuşmazlık varsa sevkiyattan önce akreditif değişikliği isteyin
Sıkça Sorulan Sorular
Proforma fatura resmi bir belge midir?
Proforma fatura bir ön belge ve teklif niteliğindedir; vergi belgesi değildir ve muhasebede gelir kaydına dayanak oluşturmaz. Satış gerçekleştiğinde asıl ticari fatura düzenlenir.
Proforma faturada KDV gösterilir mi?
Proforma fatura vergi belgesi olmadığı için KDV hesaplamasına dayanak oluşturmaz. Yurt içi satışlarda bilgi amaçlı gösterilebilir; ihracatta ise vergi uygulaması asıl faturada belirlenir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.
Proforma fatura ile akreditif açılır mı?
Evet. Alıcılar akreditif açtırırken çoğu zaman proforma faturadaki mal tanımını, tutarı, teslim şeklini ve diğer koşulları esas alır. Bu yüzden proforma faturadaki bilgilerin doğru ve sonraki belgelerle tutarlı olması kritiktir.
Proforma faturanın geçerlilik süresi ne olmalı?
Kesin bir kural yoktur; fiyatların, kurların ve hammadde maliyetlerinin ne kadar değişken olduğuna göre belirlenir. Geçerlilik tarihini belgeye açıkça yazmak, değişen koşullarda eski fiyatla bağlı kalmayı önler.
Proforma faturada hangi bilgiler mutlaka olmalı?
Satıcı ve alıcı bilgileri, ayrıntılı mal tanımı, miktar, birim fiyat ve toplam tutar, para birimi, teslim şekli ve yeri, ödeme koşulları, teslim süresi, ambalaj ve ağırlık bilgileri, menşe ülke, geçerlilik süresi ve banka bilgileri.
Akreditif proformaya uymuyorsa ne yapılmalı?
Sevkiyattan önce alıcıdan akreditifte değişiklik yapılmasını isteyin. Uyumsuz şartlarla sevkiyat yapmak, belgelerin rezervli sayılmasına ve ödeme güvencesinin kaybedilmesine yol açabilir.
Sonuç
Proforma fatura, ihracatta satıcı ile alıcının malı, fiyatı ve koşulları üzerinde anlaştığı ilk belgedir ve akreditiften gümrüğe kadar sonraki tüm belgelerin dayanağıdır. Açıkça proforma olarak adlandırılmış, eksiksiz bilgiler içeren, geçerlilik süresi belirtilmiş ve sonraki belgelerle tutarlı bir proforma, birçok sorunu baştan önler. İhracat yapan üretici ve toptancılar için tekliften proformaya, siparişten sevkiyat belgelerine kadar tüm süreci tek kayıttan yöneten sistemler geliştiriyoruz.