Lot ve Parti Takibi Nasıl Yapılır?
Bir sabah önemli bir müşteriden e-posta gelir: teslim edilen ürünlerin bir kısmında sorun var. İlk saatlerde verilen cevaplar, firmanın bu krizden ne kadar hasarla çıkacağını belirler. Sorunlu ürünün hangi hammadde partisinden, hangi makinede ve hangi vardiyada üretildiği biliniyorsa, etkilenen ürünler hızla bulunur ve sorun sınırlı tutulur. Bilinmiyorsa, ihtiyatlı davranmak için çok daha geniş bir ürün grubunu geri çağırmak veya bloke etmek gerekir. Lot ve parti takibi, bu farkı yaratan sistemdir.
Temel Kavramlar
- Lot veya parti: aynı koşullarda, aynı malzemelerle ve belirli bir zaman aralığında üretilen veya tedarik edilen ürün grubu.
- Geri izlenebilirlik: bir ürünün hangi malzeme lotlarından, hangi tedarikçiden ve hangi üretim kayıtlarından geldiğini bulabilmek.
- İleri izlenebilirlik: bir malzeme lotunun hangi ürünlerde kullanıldığını ve bu ürünlerin hangi müşterilere gönderildiğini bulabilmek.
- Seri numarası: lot takibinden farklı olarak her bir ürünün tek tek izlenmesi. Yüksek değerli veya garanti takibi gereken ürünlerde kullanılır.
Gerçek izlenebilirlik, her iki yönde de zinciri kesintisiz kurabilmek demektir: tedarikçiden müşteriye ve müşteriden tedarikçiye.
Hangi Sektörler İçin Kritik?
Gıda, ilaç ve tıbbi cihaz gibi sektörlerde izlenebilirlik genellikle mevzuat gereğidir. Otomotiv tedarik zincirinde müşteri gereksinimleri ve kalite standartları güçlü izlenebilirlik ister. Ambalaj, kimya ve elektronik gibi sektörlerde ise müşteri denetimleri ve sözleşmeler çoğu zaman lot bazlı kayıt bekler. Mevzuat zorunluluğu olmasa bile, bir kalite sorununun maliyetini sınırlamak için lot takibi her üretici için değerlidir.
Lot Numaralandırma
İyi bir lot numarası benzersiz, okunabilir ve sistematik olmalıdır. Birçok firma tarih, hat veya vardiya ve sıra numarasını birleştiren bir yapı kullanır. Önemli olan numaranın içine her şeyi sığdırmak değil, numaranın sistemdeki kayıtlara güvenilir biçimde bağlanmasıdır: lot numarasıyla arama yapıldığında üretim tarihi, kullanılan malzemeler, makine, operatör ve kalite sonuçları görülebilmelidir. Tedarikçiden gelen malzemelerin lot numaraları da mal kabulde kaydedilmeli ve kendi iç numaralarınızla eşleştirilmelidir.
Lot Kaydı Nerelerde Tutulmalı?
- Mal kabul: gelen her malzemenin tedarikçi lotu, miktarı, tarihi ve giriş kalite sonucu.
- Depolama: hangi lotun hangi lokasyonda bulunduğu; özellikle son kullanma tarihli ürünlerde FEFO uygulaması için.
- Üretime çıkış: hangi malzeme lotunun hangi iş emrine verildiği.
- Üretim: iş emrinden çıkan mamul lotu, makine, vardiya ve kalite kontrol kayıtları.
- Sevkiyat: hangi mamul lotunun hangi müşteriye, hangi irsaliye veya faturayla gönderildiği.
Zincirin herhangi bir halkası eksik kalırsa izlenebilirlik o noktada kopar. En sık kopma noktaları, üretime malzeme verilirken lot bilgisinin kaydedilmemesi ve birden fazla lotun karıştırıldığı ara stoklardır.
Bölme, Birleştirme ve Yeniden İşleme
Gerçek üretimde lotlar her zaman düz bir çizgide ilerlemez. Bir hammadde lotu birden fazla iş emrine bölünebilir, birkaç lot tek bir karışımda birleştirilebilir veya hatalı ürünler yeniden işlenip başka bir lota eklenebilir. İzlenebilirlik en çok bu noktalarda kopar. Bir lot bölündüğünde her yeni parçanın kaynağına bağlı kalması, birleştirmede ise yeni lotun hangi lotlardan hangi miktarlarda oluştuğunun kaydedilmesi gerekir. Yeniden işlenen ürünler için de orijinal lot bilgisi korunmalıdır. Bu kurallar baştan tanımlandığında, en karmaşık üretim akışında bile zincir sağlam kalır.
Tedarikçilerle İzlenebilirlik
İzlenebilirlik zinciri firmanın kapısında başlamaz. Tedarikçilerden malzemelerle birlikte lot numarası, analiz sertifikası ve üretim tarihi gibi bilgilerin düzenli olarak gelmesi, satın alma şartnamelerine yazılmalıdır. Bu bilgilerin mal kabulde barkodla veya tedarikçi portalı üzerinden doğrudan sisteme alınması, elle girişten kaynaklanan hataları önler ve bir tedarikçi kaynaklı sorunda hızlı hareket etmeyi sağlar.
Geri Çağırmaya Hazırlık
Bir geri çağırma anında değil, öncesinde hazırlanılır. Kimin karar vereceğini, kimin müşterilerle iletişim kuracağını ve etkilenen ürünlerin nasıl bloke edileceğini tanımlayan yazılı bir prosedür hazırlayın. En önemlisi de prosedürü düzenli olarak test edin: rastgele bir hammadde lotu seçip, o lottan üretilen tüm ürünleri ve gönderildikleri müşterileri ne kadar sürede bulabildiğinizi ölçün. Bu tatbikatlar, kayıtlardaki boşlukları gerçek bir kriz yaşanmadan ortaya çıkarır.
Kağıttan Barkodlu Sisteme
Lot takibi kağıt formlarla ve tablolarla yapıldığında, bir sorgu saatler hatta günler sürebilir ve kayıtların eksik olduğu çoğu zaman tam ihtiyaç duyulduğunda anlaşılır. Barkod veya karekodla mal kabulden sevkiyata kadar her hareketi lot bilgisiyle kaydeden bir sistem; ileri ve geri izlenebilirlik sorgularını saniyeler içinde yapar, lot bazlı bloke ve serbest bırakma işlemlerini kolaylaştırır ve kalite kayıtlarını doğrudan lotlara bağlar.
Sıkça Sorulan Sorular
Lot takibi ile seri numarası takibi arasındaki fark nedir?
Lot takibi aynı koşullarda üretilen ürün gruplarını, seri numarası takibi ise her bir ürünü tek tek izler. Çoğu üretim ve gıda ürününde lot takibi yeterliyken, yüksek değerli veya garanti takibi gereken ürünlerde seri numarası kullanılır.
İleri ve geri izlenebilirlik nedir?
Geri izlenebilirlik bir ürünün hangi malzemelerden ve üretim kayıtlarından geldiğini, ileri izlenebilirlik ise bir malzeme lotunun hangi ürünlerde kullanıldığını ve hangi müşterilere gittiğini bulabilmektir.
Lot numarası nasıl oluşturulmalı?
Benzersiz, okunabilir ve sistematik olmalıdır. Tarih, hat veya vardiya ve sıra numarasını birleştiren yapılar yaygındır. Asıl önemli olan, numaranın sistemdeki üretim ve kalite kayıtlarına güvenilir biçimde bağlanmasıdır.
İzlenebilirlik tatbikatı nedir?
Rastgele bir malzeme veya mamul lotu seçilerek bağlı tüm kayıtların, ürünlerin ve müşterilerin ne kadar sürede bulunabildiğinin test edilmesidir. Kayıtlardaki eksiklikleri gerçek bir kriz öncesinde ortaya çıkarır.
Lotlar bölündüğünde veya birleştirildiğinde izlenebilirlik nasıl korunur?
Bölünen her parçanın kaynak lota bağlı kalması, birleştirmede ise yeni lotun hangi lotlardan hangi miktarlarda oluştuğunun kaydedilmesi gerekir. Yeniden işlenen ürünlerde de orijinal lot bilgisi korunmalıdır; bu kurallar sistemde baştan tanımlanmalıdır.
Lot takibi için hangi altyapı gerekir?
Mal kabul, depolama, üretime çıkış, üretim ve sevkiyat adımlarında lot bilgisini kaydeden bir sistem ve bu adımlarda kullanılan barkod veya karekod okuyucular. Sistemin ERP ve kalite kayıtlarıyla bağlantılı olması sorguları çok hızlandırır.
Sonuç
Lot ve parti takibi; mal kabulden sevkiyata kadar her adımda lot bilgisini kaydederek ileri ve geri izlenebilirliği kesintisiz kurmayı gerektirir. Bu zincir sağlam olduğunda bir kalite sorunu dakikalar içinde sınırlandırılır, geri çağırma kapsamı daralır ve müşteri güveni korunur. Otomotiv, ambalaj, gıda ve tedarik zinciri firmaları için barkodlu, ERP ile entegre lot ve izlenebilirlik sistemleri geliştiriyoruz.